Cada año las empresas deben presentar y legalizar los datos contables. Actualmente con las nuevas tecnologías lo podemos realizar a través de internet, además esto nos evitaría el tener que realizar la encuadernación de los libros. Para ello desde la página web del Registro Mercantil, en la sección de descargas encontraremos el programa LEGALIA (Legalización digital de libros).

Para presentar los informes en soporte magnético, nuestro programa de contabilidad ofrece la posibilidad de traspasar cualquier impreso a formatos como PDF, XLS, Word, etc. Para realizar el traspaso de los datos contables en cada pantalla de los informes encontraremos el botón de “Disco” que nos permitirá traspasar los datos a los formatos requeridos.

Para legalizar los libros se recomienda exportar en formato PDF y dejarlos en una carpeta como por ejemplo en C:\LEGALIA, con los siguientes nombres:  

• Diario: DIARIO_001
• Balance de Comprobación (sumas y saldos): BAL_SUMS_001
• Balance de situación (activo y pasivo): BALANCES_001
• Pérdidas y ganancias: PER_GAN_001
• Facturas emitidas: FAC_EMIT_001
• Facturas recibidas: FAC_RECI_001

 

NOTA: En caso de tener más de un libro de cada tipo se numerarían sucesivamente: DIARIO_001, DIARIO_002, DIARIO_003, ..., DIARIO_009. Solamente se permitirán nueve libros correlativos de cada tipo.

Una vez creados los ficheros necesarios dentro de la carpeta, ejecutaremos el programa de Legalia. Dentro crearemos un nuevo formulario, introduciendo los datos de nuestros libros y los datos de la memoria siguiendo las instrucciones del programa Legalia.

Mediante la función de la Barra de herramientas Formulario> Huella digital / Disquete el programa nos generara la huella digital por impresora, siempre y cuando todos los datos se hayan incluido correctamente.

Para terminar se deben de grabar en un CD los ficheros que el programa de Legalia nos ha creado en el directorio indicado (C:\Program Files\Adhoc\Legalia\DATA\nombre_de_la legalizacion_de_libros).