Para saber si el extracto de cuentas y los datos de cartera de cobros de los clientes están al día y cuadrados, hay que realizar una serie de seguimiento de datos.
El primer saldo contable de un cliente se crea desde el momento en que se crea el asiento contable de la factura en contabilidad. Se crean los datos de la factura en el registro de IVA, del asiento contable y las carteras de cobros:
| Registro de IVA | |
|---|---|
| Fecha Factura | 01-10-2011 |
| Cliente Nacional | 4300 |
| Base | 500,00 € |
| IVA | 90,00€ |
| Total Factura | 590,00€ |
| Asiento contable de la factura | ||||
|---|---|---|---|---|
| Fecha | Cuenta | DEBE | HABER | |
| 01-10-2011 | 4300 | Fact. Cliente | 590,00€ | |
| 01-10-2011 | 7000 | Fact. Ingreso | 500,00€ | |
| 01-10-2011 | 4770 | Fact. IVA | 90,00€ | |
| Cartera de Cobros | |||
|---|---|---|---|
| Fecha | Cliente | Importe V. | Estado |
| 15-10-2011 | 4300 | 295,00€ | Pendiente |
| 15-11-2011 | 4300 | 295,00€ | Pendiente |
Cuando llega el día de vencimiento deberemos realizar la contabilización del cobro. Se deberá crear el siguiente asiento contable:
| Asiento contable del banco | ||||
|---|---|---|---|---|
| Fecha | Cuenta | DEBE | HABER | |
| 15-10-2011 | 4300 | Cobro, Cliente | 295,00€ | |
| 15-10-2011 | 5720 | Cobro, Banco | 295,00€ | |
El extracto de cuenta del cliente quedaría:
| Extracto de Cuentas | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Fecha | Cuenta | DEBE | HABER | Saldo | |
| 01-10-2011 | 4300 | Fact. Cliente | 590,00€ | 590,00€ | |
| 15-10-2011 | 4300 | Cobro, Cliente | 295,00€ | 295,00€ | |
La situación de los cobros debería de quedar:
| Cartera de Cobros | |||
|---|---|---|---|
| Fecha | Cliente | Importe V. | Estado |
| 15-10-2011 | 4300 | 295,00€ | Contabilizado |
| 15-11-2011 | 4300 | 295,00€ | Pendiente |
En este caso, el saldo contable del cliente coincide con el saldo pendiente de la cartera de cobros, el cliente nos debe 295,00€. De esta manera se van descontando los saldos de la cartera de cobros y de los extractos de cuentas, anulando la deuda que tiene el cliente con nosotros.
En Winconta Financials encontraremos herramientas dentro del módulo de cartera de cobros que nos permiten analizar si hay algún descuadre. La pantalla de Composición de Saldos nos permite realizar estas revisiones comparando el saldo del Extracto con los cobros pendientes.
Para llevar correctamente los datos y facilitar las comprobaciones, es interesante que se vaya punteando los asientos, además de intentar llevar al día los datos de cartera.
| Asiento contable del banco | ||||
|---|---|---|---|---|
| Fecha | Cuenta | DEBE | HABER | |
| 15-11-2011 | 4300 | Cobro, Cliente | 295,00€ | |
| 15-11-2011 | 5720 | Cobro, Banco | 295,00€ | |
El extracto de cuenta del cliente quedaría:
| Extracto de Cuentas | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Fecha | Cuenta | DEBE | HABER | Saldo | |
| 01-10-2011 | 4300 | Fact. Cliente | 590,00€ | 590,00€ | |
| 15-09-2011 | 4300 | Cobro, Cliente | 295,00€ | 295,00€ | |
| 15-11-2011 | 4300 | Cobro, Cliente | 295,00€ | 0,00€ | |
La situación de los cobros debería quedar:
| Cartera de Cobros | |||
|---|---|---|---|
| Fecha | Cliente | Importe V. | Estado |
| 15-10-2011 | 4300 | 295,00€ | Contabilizado |
| 15-11-2011 | 4300 | 295,00€ | Contabilizado |